Am 01.01.2025 ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) zum Pflichtprogramm geworden. Das gilt für alle Unternehmen, auch für Arztpraxen, Medizinische Versorgungszentren (MVZ), Psychotherapeutische Praxen, Kliniken und andere Akteure im Gesundheitswesen.
Was ist eine E-Rechnung?
Die E-Rechnung ist eine “digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung”, die dank ihres nach EU-Norm strukturierten Aufbaus im XML-Format eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine PDF-Rechnung, die per E-Mail zugestellt wird, genügt diesem Anspruch nicht. Sie kann nicht automatisch und elektronisch verarbeitet werden. Damit handelt es sich bei einer PDF-Rechnung nicht um eine E-Rechnung. Ebenso wenig können eingescannte Papierdokumente die neuen Anforderungen erfüllen.
Das XML-Format sieht ähnlich aus wie der Quellcode einer Website. Insofern ist die herkömmliche E-Rechnung für Laien ohne ein entsprechendes Programm kaum lesbar. Mittlerweile gibt es neben dem Rechnungsformat “XRechnung” unter anderem das Rechnungsformat “ZUGFeRD” in der Version 2.x, das auch als “XRechnung 2.0” bekannt ist. Dort wird der strukturierte XML-Teil einem lesbaren PDF angehängt. Zudem können andere Rechnungsformate genutzt werden, sofern sie im Profil XRechnung als rein strukturierte XML-Datei verwenden und somit den oben genannten Anforderungen entsprechen.
E-Rechnungen können, müssen aber nicht, per E-Mail versendet und/oder entgegengenommen werden. Auch der direkte Empfang über eine elektronische Schnittstelle ist möglich.
Vorgaben für den Empfang von E-Rechnungen
Seit 1. Januar dieses Jahres muss jedes Unternehmen – und damit auch praxen von Ärzten und Psychologen – E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die technischen Voraussetzungen hierfür sollten bereits bis dahin geschaffen worden sein. Es gibt keine Übergangsreglungen für den Empfänger.
Folgendes muss also mindestens erfüllt werden:
- Die eingehenden E-Rechnungen benötigen eine Art E-Rechnungs-Eingangskorb, sollten also nicht über die zentrale Praxis-E-Mail-Adresse ankommen. Das lässt sich durch das Einrichten einer speziellen E-Mail-Adresse (z.B. rechnungen@meine-praxis.de) regeln, die ausschließlich dem Empfang E-Rechnungen dient. Teilen Sie diese E-Mail-Adresse allen Dienstleistern und Lieferanten mit, die Ihnen E-Rechnungen senden könnten.
- E-Rechnungen müssen digital gespeichert werden. Die E-Rechnungen könnten zum Start zunächst z.B. “digital” zur weiteren Verwendung in einem Ordner des E-Mail-Browsers oder in einer Cloud gespeichert werden.
- E-Rechnungen müssen digital weiterverarbeitet werden können. Prüfen Sie, ob Ihre Praxissoftware in der Lage ist, die neuen Rechnungsformate zu verwalten.
Ausnahmeregelungen und Übergangsfristen für das Ausstellen von E-Rechnungen
Übergangsfristen
Grundsätzlich besteht seit dem 1. Januar 2025 – von nachgenannten Ausnahmen abgesehen – eine Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für bestimmte Umsätze, die ab dem 1. Januar 2025 ausgeführt werden. Es gibt jedoch Übergangsregelungen:
- Bis einschließlich 2026: Papier- und PDF-Rechnungen sind noch zulässig.
- 2027: Papier- und PDF-Rechnungen sind nur für ausstellende Unternehmer mit einem Umsatz (i.S.d. § 19 Abs. 3 UStG) von nicht mehr als 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr zulässig.
- 2026 und 2027: PDF-Rechnungen sind zulässig, wenn der Austausch im EDI-Verfahren erfolgt (“Electronic Data Interchange”, auf Seiten des Senders und des Empfängers ist dafür jeweils ein EDI-System oder ein EDI-Dienstleistungsunternehmen erforderlich). Dies bedarf der Zustimmung des Empfängers.
- Ab 2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden. Nach aktuellem Stand sollen EDI-Verfahren auch weiterhin möglich sein.
Ausnahmeregelungen
- E-Rechnungen müssen grundsätzlich nicht für Privatpersonen und/oder nicht unternehmerisch tätige Vereine ausgestellt werden. Eine Ausstellung ist aber im B2B-Bereich notwendig, d.h. für Leistungen, die an Unternehmen erbracht werden, wie z.B. im Fachbereich der Arbeitsmedizin.
- E-Rechnungen müssen nur für umsatzsteuerpflichtige Leistungen ausgestellt werden. Rechnungen für Patienten und Patientinnen sind somit grundsätzlich ausgenommen, aber z.B. nicht Gutachtertätigkeiten, bzw. wenn ein erstelltes Gutachten einem Dritten Entscheidungen ermöglicht, die gegenüber den Betroffenen oder anderen Personen Rechtswirkung erzeugen.
- Auch für Kleinbeträge bis 250 Euro muss keine E-Rechnung ausgestellt werden. Bleibt eine Rechnung unter diesem Betrag, darf auch weiterhin ohne Wenn und Aber eine Papier- oder PDF-Rechnung ausgestellt werden.
TIPP:
Praxisinhaber sollten auf jeden Fall eng mit ihrem Steuerberater zusammenarbeiten, um sicherzugehen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden. Der Steuerberater kann ggf. auch bei der Auswahl einer passenden Software unterstützen.
Denken Sie auch an Ihr QM Handbuch und halten Sie dort fest, wie ab sofort mit elektronischen und herkömmlichen Rechnungen umgegangen werden soll.
Wir haben diese Informationen nach bestem Wissen und Gewissen zusammengetragen. Sie stellen weder eine Rechts- noch eine Steuerberatung dar. Bitte wenden Sie sich für eine rechtlich korrekte Umsetzung an Ihr Steuerbüro.
